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Wissenschaftlich arbeitende Angehörige der Universitätsmedizin publizieren in großem Umfang in Fachzeitschriften und Sammelbänden sowie teilweise in Monografien. Das Publizieren ist ein integraler Teil des Forschungsprozesses und verursacht einen erheblichen Arbeitsaufwand für die Forschenden. In diesem Prozess müssen die Ergebnisse verschriftlich, visualisiert und nach den Vorgaben der Verlage formatiert werden. Dabei haben Wissenschaftler*innen eine zentrale Rolle inne, vermehrt jedoch auch wissenschaftliche Bibliotheken. Sie versorgen die Forschenden zum einen mit wissenschaftlicher Literatur und stehen dafür in engen Kontakt mit Verlagen. Zum anderen sind wissenschaftliche Bibliotheken durch die Open-Access-Transformation zu einem zentralen Punkt im Publikationsprozess (bspw. Zweitveröffentlichung auf Repositorien) und der Finanzierung von Publikationen geworden.

In den vergangenen Jahren publizierten Angehörige der Universitätsmedizin Leipzig – medizinische Fakultät und Universitätsklinikum Leipzig – jährlich rund 2.000 wissenschaftliche Veröffentlichungen [1]. Dies gab den Anlass, die Möglichkeiten der Unterstützung von Wissenschaftler*innen im Publikationsprozess seitens medizinischer Bibliotheken im Rahmen einer Masterarbeit aus dem Jahr 2019 [2] zu untersuchen. Dafür wurde eine Befragung anhand von Leitfadeninterviews unter Forschenden unterschiedlicher Karrierestufen an der Universitätsmedizin Leipzig durchgeführt. Es ergaben sich verschiedene Desiderate. Die Forschenden sehen im Publikationsprozess vor allem an den folgenden Stellen die Bibliothek als mögliche Ansprechpartnerin bzw. Hilfe:

• Sichtbarmachen der Forschungsergebnisse und Forschenden (z.B. durch Autor*innenidentifikator, Zweitveröffentlichung, Open Access)
• Publikationsberatung und Kostenübernahme
• aktives Forschungsdatenmanagement
• Visualisierung von Forschungsergebnissen (z.B. in Diagrammen, Abbildungen, Graphical Abstracts)
• Formatierung von Manuskripten entsprechend den Verlagsvorgaben (vor allem bibliographische Angaben)

In den ersten drei genannten Punkten hält die Universitätsbibliothek Leipzig (UBL) bereits Unterstützungsangebote bereit. Allerdings erscheint es sinnvoll, sich auch mit den Services zu beschäftigen, die bisher nicht zum Portfolio der UBL gehören, um den Wissenschaftler*innen ein geeignetes Servicespektrum anbieten zu können.

Im Produktionszyklus stellen insbesondere die fachgerechte Formatierung und die ansprechende Veranschaulichung von Daten und Prozessen für viele Wissenschaftler*innen eine große zeitliche Herausforderung dar [1]. Auch in der Kommunikation mit dem Dekanat oder neuberufenen Professor*innen wurde ganz konkret der Wunsch nach Unterstützung in diesen Bereichen aus der Wissenschaft an die Medizinische Bibliothek der Universitätsbibliothek Leipzig herangetragen. Als Konsequenz wird der Service Satz und Grafik als Pilotprojekt am Standort der Bibliothek Medizin/Naturwissenschaften eingeführt und getestet.

Grafikdesign und der Umgang mit den entsprechenden Programmen gehört nicht zu den Aufgabenfeldern, in denen Bibliotheksangestellte weitergebildet werden. Daher wurde in diesem Projekt eine Mediengestalterin angestellt, indem eine bibliothekarische Stelle umgewidmet wurde. Das Projekt läuft zunächst 24 Monate, von September 2022 bis August 2024, mit Aussicht auf Verstetigung. Das Projektteam, bestehend aus der Fachreferentin für Medizin und der Mediengestalterin, entwickelt und etabliert in diesem Zeitraum konkrete Angebote und Workflows für die Universitätsmedizin. Außerdem wird die Nachfrage evaluiert.

Ziel ist es, zu einer schnelleren und effizienteren Veröffentlichung von Forschungsergebnissen beizutragen, indem die technische und optische Qualität der eingereichten Publikationen verbessert wird. Gleichzeitig werden die Wissenschaftler*innen durch diesen Prozess entlastet und können sich höherwertigen Aufgaben widmen. Der Service wird anhand einer Zufriedenheitsbefragung evaluiert. Alle Umsetzungen sind im Projektzeitraum kostenfrei. Durch den Kontakt bereits im Publikationsprozess bietet sich für Bibliotheken die Möglichkeit, die Autor*innen über Optionen von Open-Access-Publikationen zu informieren und bei der Zweitveröffentlichung zu beraten.

Die Aufgaben der Mediengestalterin sind vorrangig konkrete Umsetzungen für wissenschaftliche Publikationen auf Nachfrage und die Bewerbung des Service. Der Leistungsumfang des Serviceangebotes wurde wie folgt definiert:

• Formatierung von Manuskripten (einschließlich Literaturangaben) für Ersteinreichungen und Revisionen
• Optimierung von wissenschaftlichen Abbildungen
• Sonderaufträge wie Graphical Abstracts, Cover Figures etc.
• Einheitliche Formatierung und Gestaltung von Zweitveröffentlichungen

Der Mediengestalterin wird, neben den Office-Programmen von Microsoft, die Adobe Creative Cloud zur Verfügung gestellt. Darin enthalten sind die gängigen Kreativprogramme wie Photoshop und Lightroom für Bilder, Illustrator für Illustrationen und InDesign für Layouts.

Für den Service Satz und Grafik wurde im Projektteam ein sehr flexibler Workflow entwickelt, um ein möglichst niedrigschwelliges Angebot offerieren zu können und die Bereitschaft zur Nutzung zu erhöhen:

1.

Kontaktaufnahme und Briefing per Mail oder Telefon
Es wurde eine Funktions-E-Mail-Adresse eingerichtet. Die Anfragen werden dort in einem Ticketsystem verwaltet, auf das alle Beteiligten Zugriff haben. Dadurch sind offene Anfragen, Zuständigkeiten und aktuelle Arbeitsstände transparent einsehbar, insbesondere bei Urlaub oder Krankheit ist dies hilfreich. Findet eine telefonische Kontaktaufnahme statt, erfolgt zunächst eine bilaterale Abstimmung zwischen Fachreferat und Mediengestaltung, anschließend wird der Auftrag in das Ticketsystem überführt.

2.

Optional: Rebriefing
Informationen aus dem Briefing werden geprüft. Sollten sich Verständnis- oder Folgefragen ergeben, erfolgt eine Rücksprache mit der auftraggebenden Person. Für kurze Abstimmungszeiten wird ein Telefonat angestrebt.

3.

Umsetzung und Entwurf
Die Mediengestalterin setzt die Anforderungen um und erstellt einen Entwurf. Bei Veröffentlichungen in Journals prüft sie die Vorgaben des jeweiligen Verlages und berücksichtigt diese.

4.

Prüfung und ggf. Freigabe
Kund*innen prüfen den Entwurf. Die inhaltliche Verantwortung bleibt beim Kunden oder der Kundin. Es erfolgt eine Rückmeldung an den Service: entweder mit den gewünschten Korrekturen oder – sollte es keinen Änderungsbedarf geben – mit der Freigabe.

5.

Optional: Korrektur
Sind Änderungen notwendig, werden diese umgesetzt und je nach Umfang erneut zur Freigabe übersendet. Je nach Komplexität und Auftragsvolumen kann es mehrere Korrekturschleifen geben.

6.

Reinzeichnung und Datenübergabe
Die Datenausgabe und -bereitstellung erfolgt nach den gewünschten Spezifikationen. Die Daten werden digital per E-Mail oder internen Cloudspeicher der Universität übergeben, zusammen mit dem Link zu einer Zufriedenheitsbefragung.

Vermehrt auftretende Rückfragen werden gesammelt und perspektivisch zu einem Briefingformular in Form einer Checkliste zusammengeführt.

Um den Service unter den Wissenschaftler*innen bekannt zu machen, entwickelte das Projektteam verschiedene Werbematerialen und führte Gespräche mit zahlreichen Personen, die mit der Öffentlichkeitsarbeit und Wissenschaftskommunikation betraut sind. Veranstaltungen für die Angehörigen der Universität und speziell auch solche der medizinischen Fakultät wurden genutzt, um über die Möglichkeiten der Unterstützung zu berichten.

Die kontinuierliche Bewerbung begann mit Fertigstellung des Flyers Ende Oktober 2022. Bisher wurden für die Bewerbung folgende Kanäle genutzt:

• Flyer an alle Institutssekretariate
• Poster in den Fakultätsgebäuden
• Veröffentlichung auf der Website der UBL als eigene Unterseite [3]
• Beitrag im Newsletter der Universitätsmedizin (zentrale Gestaltung durch die Öffentlichkeitsarbeit von Klinikum und Fakultät, Versand an alle Mitarbeitenden der Universitätsmedizin)
• Beitrag im Newsletter der Bibliothek Medizin/Naturwissenschaften (Gestaltung und Versand durch das Fachreferat an alle Mitarbeitenden der Universitätsmedizin)
• Hinweise in der E-Mail-Kommunikation und Signatur des Fachreferats
• Vorstellungen in den Runden der Öffentlichkeitsarbeit von medizinischer Fakultät und Universitätsklinikum
• Direkte Ansprache der Sonderforschungsbereiche durch E-Mail und Präsentationen
• Vorstellung bei universitätsweiten Veranstaltungen (Bibliothekskommission, Netzwerktreffen)

Die Nachfrage für den Service richtet sich neben der Bekanntheit auch nach den akuten Publikationsvorhaben der Wissenschaftler*innen, die nicht kontinuierlich vorhanden sind. So wurde von Anfang an mitgedacht, welche Aufgaben zusätzlich von der Mediengestalterin übernommen werden können: In Leerlaufzeiten können Arbeitsmaterialien und grafische Gestaltungen im Rahmen der Öffentlichkeitarbeit des Standortes und der gesamten UBL professionell umgesetzt werden. Dadurch werden das bibliothekarische Personal und die knapp besetzte Öffentlichkeitsarbeit immer wieder entlastet.

Die Projekte werden intern mit Hilfe einer einfachen Datenbank in Excel dokumentiert, um den künftigen Arbeitsaufwand und nötige Klärungen abschätzen zu können. Zur Erhebung der Kund*innenzufriedenheit wurde mit Hilfe des Umfrageportals der Universität eine Abfrage erstellt. Der Link zur Befragung wird den Wissenschaftler*innen nach abgeschlossenem Projekt zugeschickt. Die Beantwortung erfolgt freiwillig, anonymisiert und beinhaltet folgende Fragestellungen:

• Wie sind Sie auf den Service Satz und Grafik aufmerksam geworden?
• Wie bewerten Sie innerhalb Ihres Auftrages folgende Punkte:
  • Kommunikation
  • Zeit/Dauer
  • Eigener Zeitaufwand
  • Zufriedenheit gesamt
• Würden Sie den Service weiterempfehlen?
• Haben Sie Anmerkungen, Hinweise oder Verbesserungswünsche?

Der erste Arbeitsauftrag ging Mitte November 2022 ein, bis Mitte Mai 2023 waren es 32 Anfragen. 25 Aufträge wurden bearbeitet. Sieben Anfragen enthielten Nachfragen zu Leistungsumfang und Datenanlieferung, die bisher noch nicht in einen konkreten Auftrag mündeten. Entgegen den Erwartungen wurde bisher nur eine Manuskriptformatierung angefordert. Schwerpunkte waren die Optimierung von wissenschaftlichen Abbildungen und Diagrammen sowie Graphical Abstracts, auch eine Covergestaltung und PDF-Formulare wurden gewünscht.

Die Bekanntheit des Service stellt aktuell die größte Herausforderung dar. Das Angebot muss nach Möglichkeit immer wieder auf unterschiedlichen Kanälen beworben werden. Wird das Angebot jedoch in Anspruch genommen, ist das Feedback durchweg positiv und die Nutzenden werden laut Evaluation den Service ihren Kolleg*innen empfehlen. An der Evaluation beteiligten sich bisher zwölf Auftraggebende.

So lange keine Engpässe bei den Kapazitäten entstehen, werden auch Aufträge außerhalb des definierten Leistungsumfangs angenommen und umgesetzt. Beispielhaft seien hier die Überarbeitung und Designentwicklung einer PowerPoint-Präsentation genannt oder Anfragen von Auftraggebenden außerhalb der medizinischen Fakultät. Perspektivisch könnte das Serviceangebot generell auf andere naturwissenschaftliche Fachbereiche ausgedehnt werden oder Schulungsangebote zur Steigerung des technischen Verständnisses und der Fähigkeiten im Bereich Mediengestaltung für Wissenschaftler*innen könnten entwickelt und angeboten werden. Das Angebot soll auch zukünftig ein kostenfreier Service der Bibliothek für die Nutzenden sein.

Die Autorinnen erklären, dass sie keine Interessenkonflikte in Zusammenhang mit diesem Artikel haben.

Claudia Jirausch: 0000-0002-4221-2920