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Hintergrund/Fragestellung: Bei strukturierten Konsensuskonferenzen kann der Abstimmungsprozess sehr zeitaufwändig sein. Um die Effizienz bei den Konsensuskonferenzen zu erhöhen, haben wir ein Vorabstimmungssystem implementiert, um a) Empfehlungen zu identifizieren, die keine zusätzliche Abstimmung bei der Konsensuskonferenz erfordern und b) Anmerkungen zu strittigen oder unklaren Empfehlungen aufzunehmen und ggf. schon vor der Konsensuskonferenz adressieren zu können. Um eine erfahrungsbasierte Schätzung der durch die Vorabstimmung eingesparten Zeit zu erhalten, wurden die Abstimmungsergebnisse der Vorabstimmungen und Konsensuskonferenz ausgewertet.

Methoden: Es wurden Daten von allen Vorabstimmungen und Konsenskonferenzen gesammelt, die über einen Zeitraum von zwölf Monaten ab 04/2022 durchgeführt wurden. Aus den Vorabstimmungen wurde die Anzahl der Abstimmungen zu Empfehlungen, die 100% Zustimmung erreichten, erfasst, da diese eine einstimmige Zustimmung darstellen, sodass weder eine Diskussion noch eine zusätzliche Abstimmung in den Konsenskonferenzen erforderlich sind. Die Daten aus den Konsenskonferenzen wurden verwendet, um den Zeitaufwand für die formelle Konsensabstimmung zu schätzen.

Ergebnisse: Es wurden 16 Vorabstimmungsverfahren mit ihren jeweiligen Konsenskonferenzen für neun Leitlinien einbezogen. Insgesamt wurden 767 Empfehlungsentwürfe im Untersuchungszeitraum abgestimmt. Im Mittel stimmten bei den Vorabstimmungen 36 Personen (Range 9–71) über 48 Empfehlungsvorschläge (Range 10–160) ab. Davon wurden 48,4% (Range 24,0–100,0%) einstimmig angenommen.

Eine Konferenz dauerte im Durchschnitt 4 Stunden (Range 3–8) durchschnittlich wurden 15 Empfehlungen (Range 6–35) pro Konferenz konsentiert. Die Zeit bis zur Einigung betrug 13 bis 30 Minuten (Mittelwert: 18). Auf der Grundlage dieses Schätzers sparten wir durch die Online-Vorabstimmungen innerhalb von 12 Monaten insgesamt 114 Stunden (80 Stunden bei konservativer Schätzung mit 13 Minuten bis zur Konsentierung) bei den formalen Konsentierungsprozessen.

Schlussfolgerung: Die Vorabstimmung kann die Dauer der formalen Konsensprozesse deutlich verkürzen und die Strukturierung der Diskussion während der Abschlusskonferenz unterstützen. Darüber hinaus hilft es den Mitgliedern der Leitliniengruppe und den Moderator:innen, sich schon vor der Konferenz umfassender über strittige Themen zu informieren und Lösungsvorschläge zu erarbeiten.

Interessenkonflikte: Alle drei Autoren sind Mitarbeiter des Leitlinienprogramms Onkologie (industriefreie Finanzierung durch die Deutsche Krebshilfe) und waren am Aufbau und der Implementierung des Abstimmungssystems involviert.